こんばんは、しろろです。
社内で新しい取り組みをする際、上司へ発表することがありますよね。せっかく提案しても、意見が通らないことはありませんか？資料の構成を変えることで、あなたの企画は通るかもしれないです！
今回は、上司がOKと言わざるおえない資料作成のコツをご紹介します。この方法で発表スライドを作成したところ、企画が通るだけでなく、他部署で「資料作成のお手本だ。」と私の資料を紹介していただきました。
皆さまのスライド作りにも役立つと思いますので、ぜひご覧ください。
最初と最後に、発表内容の概要を伝える
表紙スライドの次に、発表概要のスライドを用意しましょう。人と話す際は、「結論」を先に伝えることが鉄則です。15分以上の発表だと、結論が出るまでに時間がかかるので、話し手が伝えたい事がすぐに分からず、聞き手は疲れてしまうからです。「結論」を先に知れると、安心して話者の発表を聞けます。
プレゼンテーションの最後にも、概要のスライドを提示します。「親近効果」によって、受け手の理解度を向上できるからです。「親近効果」とは、アメリカの心理学者が提唱した「最後に紹介されたものが記憶に一番残りやすく、後の判断に大きく影響する」という理論です。
発表時間が15分よりも短い場合は、最初と最後に概要スライドを入れると、他の話ができなくなってしまいます。説明時間が少ない場合は、最後のみ概要スライドを入れ、相手の印象に残るようにしましょう。
現状で達成したこと→未達成なことの順で説明する
提案する際に、未達成なこと（例：ITツールを使える人が会社全体で10%しかいない等）を最初に話してはいけません。この状態を作った上司に対するダメ出しになるからです。上司の気分を損ねれば、提案に賛成していただける可能性が下がります。マネージャー陣が達成したことを説明してから、現状の問題点を話しましょう。
このような発表方法を「ロジカルプレゼンテーション」と呼びます。ロジカルプレゼンテーションとは、そのプレゼンテーションを角度高く通すための方法です。正論をぶつけず、相手の感情を意識した発表が、自分の意見を通すために重要です。
問題点→課題→打ち手の順で説明する
ロジックツリーを意識した構成にします。まず、未達成になった理由から、社内での問題の本質を明確にします。次に、その問題を解決するための課題を伝えます。そして、課題を達成するための具体的な打ち手を紹介します。
問題：ITツールを”独力で”活用できる人／”十分に”活用できない人が二極化している
課題：スキル習得には時間がかかり、独力で業務にITツールを活かすことができない場合もある
打ち手：短期間で業務にすぐ使えるITツールの勉強会を開催する
上記を説明する際には、数値データ（部署ごとのITツール使用者の割合など）や従業員からの意見（アンケートのフリーコメントなど）を盛り込みます。自身の意見をサポートするデータがあると、相手を納得させやすくなります。
構成・表現で減点されないようにする
発表資料内に、誤りがあると、その部分を突かれて提案がNGになる場合があります。「仕事が増えると嫌なので、論理的な理由をつけ、裁量権を使って提案を断ろう。」と考えるマネージャーがいる可能性があるからです。彼らを納得させるために、マイナス点がない資料で発表します。ぐうの音も出ない提案なら、上司メンバーは採用するしかないです。
資料の構成では、首尾一貫した内容になっているかを注意しましょう。文章の表現は、誰に対しても一義で伝わるようにします（下記）。
NG例 問題：ITツールを使える人／使えない人が二極化している
OK例 問題：ITツールを”独力で”活用できる人／”十分に”活用できない人が二極化している
文章の書き方はこちらのブログに書いてあるので、差し支えなければご確認をお願いします。
本日も最後まで読んでくださり、ありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。
