こんばんは、しろろです。
皆さんは他部署や外部の方との会議を設定することはありますか。
私はごく稀にあります。その時に大失敗をして、関係者に迷惑をかけてしまいました。今回はケーススタディとして私の過ちを共有します。
この記事を見れば、日程調整の際に注意すべき点が分かります。
日程調整に三往復もかけてしまった
弊社の研究員らは「ある実験機器に関して、メーカー担当者から説明を聞きたい。」と、考えていました。
私はその説明会の開催者になりました。代理店担当者を経由して、メーカー担当者と日程を調整しました。下記はそのやり取りの抜粋です。
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10/14(金)
①代理店
メーカー担当者は、10月中は予定が取りづらいそうなので、下記のいずれかはいかがでしょうか。
・11/1（水） 13-14時半内
・11/3（金） 午後
10/20(木)
①しろろ
上記日程での参加は難しいので、11/9（木）-20（月）で再調整いただけないでしょうか。
10/24(月)
②代理店
11/13（月）もしくは11/14（火）でご調整いただけますでしょうか。時間帯はご都合に合わせます。
②しろろ
今回の日程も合わなくなってしまいました。11/23（木）-29（水）で再度調整していただけないでしょうか。
10/25(火)
③代理店
11/24（金）に貴社向けに別製品の説明会（13-15時）を予定しています。その前後にこちらの説明会を実施でもよいでしょうか。
③しろろ
11/24（金）15:30よりお時間をいただけますと幸いです。
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日程調整に10日以上もかけています。このやり取りでは、早く日程調整を終わらせるため、下記①②が課題になります。
①開催候補日を具体的に示す（社外向け）
②日程調整中に、参加者の予定が埋まらないようにする（社内向け）
どのように対処すれば良かったかを解説します。
特定の日時を指定して、日程調整をする
日程を調整する際に、私は約1週間の期間を設けました。相手が日程を決めやすいよう、日程に幅をもたせました。ただ、本当は、私たちが特定の日時を指定すれば良かったのです。
代理店・メーカーにとって、弊社メンバーはお客さんだからです。営業マンは私たちに製品を購入してほしいので、指定した日時で説明会を開催できるよう手配してくれます。
相手への無駄な配慮により、日程調整に時間をかけてしまいました。
社内のメンバーに「仮の予定で」会議を設定する
代理店と日程を調整している間は、説明会の開催候補日に時間を空けておくよう、説明へ参加予定のメンバーへ連絡する必要がありました。日程調整をしている間に、参加者の予定が埋まってしまうからです。
特に、異なる部署のメンバーが参加する場合は、同じ部署のメンバーよりも、定期の打ち合わせや業務の時間がズレるので予定を合わせにくいです。
社内でOutlookを使っているなら、仮の予定として会議設定を参加者全員に送ると良いでしょう。予定をブロックしておけば、その時間帯に別の業務を入れないはずです。
上記を意識すれば、日程調整を早く終えられます。もう一つ大事なポイントは、日程調整時の返信は迅速に実施することです。返信が遅くなると、その間に確保していた日程が不都合になる場合があります。仕事が忙しくて、あまりメールを確認できない日もあると思いますが、24時間以内に返信するよう心掛けましょう。
今回もありがとうございました。引き続きよろしくお願いいたします。
