- RPAやツールを使わず、手軽に業務効率化したい
- プログラミング不要で、すぐ始められる改善法を知りたい
- チームや自分のムダな仕事を“削る”だけで効率を上げたい
- コストをかけずに仕事のパフォーマンスを上げたい
しろろ
こんにちは、しろろです。
業務効率化と聞くと、RPAやSaaSなどのデジタルツール導入が必須だと思っていませんか？
実は、今ある仕組みやツールの中で「ムダな作業を減らす」だけでも、十分な改善は可能です。
本記事では、年間300時間以上の作業削減をした私が、追加のITツール導入なしで始められる業務効率化の方法を、実例つきでご紹介します。
業務効率化の基本
業務効率化とは、仕事のやり方を改善し、3M（ムリ・ムダ・ムラ）を削減し、業務の生産性を向上させることです。
詳しい改善ステップは、こちらの記事で解説しています。
業務効率化の基本手法
業務効率化には、3つの手段があります。今回は「作業の削減」に焦点を当ててご紹介します。
| 戦略 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 作業の削減 | そもそも必要ない作業をやめる | 「報告メールを週1に減らす」 |
| 作業の変更 | 実行方法を見直す | 「Excel集計を関数で自動化」 |
| 作業の代替 | ツールで自動化・代行 | 「RPAツールでルーチンを処理」 |
「作業の削減」で業務効率化できるの？
「作業の削減」は、業務効率化ための手段の１つです。まずはメリット・デメリットを整理しましょう！
「作業の削減」のメリット
「作業の削減」には、3つのメリットがあります。
費用がかからない
デジタルツールを使う場合と異なり、作業を無くすだけなのでコストがかかりません。
すぐに対応しやすい
ツール導入や研修が不要なので、すぐに始めやすいです。
心理的ハードルが低い
チームメンバー内で話し合い、了承が得られればすぐに実行できます。
「作業の削減」のデメリット
「作業の削減」には、2つのデメリットがあります。
削減できない作業もある
残すべき作業もあるため、大きな業務効率化に繋がらない可能性があります。
そんな時は、作業を別のものに代替するか、RPAなどにやってもらうなどを検討しましょう。
周囲の理解が必要
人には現状維持バイアスがあるため、現状の方法を維持したいと思い、「作業の削減」を否定する方がいるかもしれません。
「作業の削減」によるメリットを伝え、理解を得ましょう！
作業内容の変更についてメンバーから理解を得るためには、ルール作りが重要になります。以下の記事が役に立つと思うのでぜひご確認ください。
「作業の削減」だけすれば業務効率化できるの？
「作業の削減」だけでも業務効率化はできます。
しかし、減らせない作業もあると思うので、「作業の変更・代替」を組み合わせることで更なる業務効率化に繋がります。
まずはハードルが低い「作業の削減」から始めてみましょう！
今日からできる！「作業の削減」の実例5選
私が効果があると感じた「作業の削減」を５個ご紹介します。
実例1：定期のミーティングを無くしてみる
毎週1時間の会議がある場合、話したい内容が終わっても他の話をして、その会議時間をフルで使ってしまうことはありませんか？
たとえ数十分だとしても、積み重ねれば大きな時間になるので、できたら生産性の高い業務に充てたいですね。
以下のように対応すれば、定期の会議が無くても問題なく情報共有ができると思います。
＜会議が不要な場合＞
・Teams投稿やOneNoteページにまとめおき、メンバーが確認できるようにする
＜会議が必要な場合＞※メンバーとの相談が必要な時など
・必要な時間で会議を設定する
・アジェンダを用意し、各演題で時間の区切る
しろろ
「定期の会議を設定していても、演題がなければ会議をキャンセルする」という対応もおすすめです。
この場合は、会議室とメンバーの予定を押さえられているので、会議の準備が少なくて済みます。
会議の開催頻度で、どの方法がいいのかを考えるとよいでしょう。
定期の会議が無くなることで、業務にかけられる時間が増え、質の高い仕事をできるようになります。
実例2：メール・チャットを確認する頻度を減らす
通知が来るたびに、メールやチャットを開いていませんか？
人は作業を中断させられた時、元の集中状態に戻るのに、簡単なタスクでは約8分、難しいタスクでは最大25分程度かかるとされています。1
しろろ
実験中に上司から電話がありました。
通話後に実験に戻る際、今までの作業確認からやり直さないといけないので、元の状態に戻るまで時間がかかりました。
作業の中断が起きないよう、以下のような対策をとることをおすすめします。
＜メール・チャットの通知を見ない＞
・通知をOFF
・アプリを閉じる
＜メール・チャット対応の時間を決める＞
・Outlook上に予定としていれておくのもOK
※2~3時間おきに対応できれば、十分レスポンスは早いと思います
業務の中断がなくなることで、あなたの処理能力を高いまま維持できるので、生産性が高くなります！
しろろ
大事な会議や実験中は、Teamsのステータス変更をよく使います。
作業に集中できるのでおすすめです！
実例3：タスク進捗の「報告回数」を削減する
進捗確認のやり取りが多すぎて、非効率だと感じることはありませんか？
「毎日報告していたけど、実際には大きな変化がない日が多い」などの場合、報告頻度を見直すだけで“報告そのもの”の手間を大きく削減できます。
以下のようなルールにより、進捗報告の頻度を減らすことで、あなたの時間を確保しましょう！
- 毎日 → 週1回 or 完了時のみに変更
- 一斉送信メール → 必要な人だけに共有
- チャットでの進捗報告 → 報告事項がない日は投稿しない
報告が義務になっていると、形式的な文面を作る手間がかかりがちです。
「何もなければ報告しない」というルールをチームで合意できれば、それだけで業務負荷がぐっと下がります。
しろろ
「作業の変更」であれば、タスク管理アプリ上で進捗状況を更新するという手もあります。
「作業の削減」以外の戦略も考慮しながら、最適な手段を選択していただければと思います。
実例4：紙資料の印刷・配布をゼロにする
「とりあえず印刷して配る」といった習慣的な作業はありませんか？
実は完全に削減できる余地があります。
会議資料や上司への報告資料など、すべてデジタルに切り替えれば、印刷・配布・保管の作業が丸ごと不要になります。
「作業の変更」にも近いですが、以下のような対応が効果的です。
- 資料はPDF化してTeamsや共有ドライブにアップ
- 上司への報告も、メールやチャットでPDF送付
- 手書きメモも、スマホの音声入力やデジタルノートに直接書く
「紙にメモ → PCに転記」のような二度手間作業も丸ごとカットできます。
「本当に紙が必要か？」を一度ゼロベースで見直してみるのがおすすめです。
紙の印刷・管理・転記といった“アナログ作業”をゼロにするだけで、1回あたり数分～数十分の作業削減に繋がります！
しろろ
資料を事前に共有しておけば、紙資料が欲しい人は自分で印刷されるので問題なかったです。
実例5：日報や報告書の提出をやめる
「毎日書いているけど、誰も読んでいない日報」など、形式的に続いているだけの報告がありませんか？
意味の薄い日報や報告書は、チームで相談して“やめる”ことが可能です。
- 毎日の提出→週1のミーティング共有に一本化
- 必要な人だけが情報を見られるチャットスレッドに移行
- 「読まれていない報告はやめる」というルールを合意
やめることで、記入・確認・返信の“全員分の時間”がカットされ、チーム全体の効率もUPします。
まとめ
今回は「作業の削減」による業務効率化についてご紹介しました。
実例を5個紹介したので、あなたの業務で取り入れられそうなものがあれば、ぜひ実践してほしいです！
- 実例1：定期のミーティングを無くしてみる
- 実例2：メール・チャットを確認する頻度を減らす
- 実例3：タスク進捗の「報告回数」を削減する
- 実例4：紙資料の印刷・配布をゼロにする
- 実例5：日報や報告書の提出をやめる
「毎日やっているけど、本当に意味ある？」と思う作業は、まず“誰のためにやっているのか”を見直すのが第一歩です。
やめても問題なかったら、それは立派な「業務効率化」につながっています！
Q&A｜よくある質問
どうやって「作業の削減」のネタを見つければいいですか？
ご自身の業務で以下の３点を確認してみましょう！
・「この作業、本当に価値があるのか？」
・「誰のためにやっているのか？」
・「最後にこれを見直したのはいつか？」
結果として、削減したほうがよい作業が見えてくると思います。
最後に
この記事を読んで「この作業いらないかも？」と思ったら、まず1つだけ、明日からやめてみてください。
もし気づきや成果がありましたら、ぜひコメントやシェアをお願いします！
RPAツールを使った自動化に興味がある方は、以下の記事をご確認ください。
自動化以外のITツールにも関心がある方は以下の記事もおすすめです。
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今回も最後まで読んでくださり、ありがとうございます！
【記事作成に使用したウェブサイト】
- UC Berkeley公式サイト. “People & Culture The Impact of Interruptions”. (参照 2025-07-26). ↩︎
