こんばんは！しろろです。
上司・同僚への報告時に、上手く意図を伝えられないことはありますか？
私自身、分かりにくい文章を送り、上司を困らせたことがあります。
3ポイントを押さえた文章にするだけで、あなたの話は分かりやすくなります。
今回は、私の失敗談を伝えた後に、相手に伝わる文章構成をご紹介します！
下手なメールやチャットとは？
相手に意向が伝わらない文章です。
悪い例として、入社1年目の頃に書いたチャットを紹介します。
購入した実験機器をセットアップ中に、不具合が出たと業者から連絡がありました。
上記の件を中間管理職に伝えると、「社内での意見をまとめないといけないから、上司に連絡してくれ」と依頼されました。
その際に、不具合の内容や業者の対応について、下記のようなチャットを送りました。
合計で460字です。原稿用紙1枚分よりも長い文章が送られてきたら、読む気が失せます。
中間管理職の発言は、上司に対応を考えてもらうのではなく、現状（解決策など）の伝達を意図してたようです。上司の立場を考えれば、トラブルの詳細は不要で、対応策が必要でした。
悪い例では、相手のことを考えた文章になっていないです。
必要な情報の取捨選択をすれば、上手な文章になります。
伝わる文章構成
下記3点を1文ずつまとめ、相手に連絡します。
- 何の連絡か（相談？伝達？）
- 結論（現状を伝える）
- 相手に求めるアクション（Yes/Noクエスチョン）
＜例＞
- 外部研修のご相談です。
- 12/2に１日研修へ参加したいと考えています。
- 上記日程の業務を調整いただけますでしょうか。
1.何の連絡か（相談？伝達？）
ここで受け手と送り手の認識（対象や経緯など）を揃えます。先程の悪い例では、相談したい旨を伝えていますが、文章が長くて分かりにくいです。短くまとめましょう。
「いつもお世話になっています。」「お疲れ様です。」は不要です。社内でのやり取りなら、仕事のスピードを上げるために省きます（相手によっては、上記があった方がいい人がいます。相手のメールでどちらのタイプか判断していただきたいです。）。
2.結論
現状を端的に伝えます。詳細を加えたくなる方がいらっしゃると思います。詳細は相手に聞かれてから答えます。
最初から情報量が多いと、その途中で疑問が生じ、話が進まなくなります。
どうしても詳細を伝えたい場合は、3.相手に求めるアクションの後に下記を追加します。
以下詳細です。
①に～～
②に～～
③に～～
3.相手に求めるアクション（Yes/Noクエスチョン）
課題解決に必要で、相手にやってほしいアクションを書きます。「相談の時間がほしい」だと表現が揺らぐので、「実験室でデータを一緒に確認してほしい」のようにクローズドの質問をします。
メールやチャットの返信がすぐに来ない時は、このアクションが抜けている可能性があります。
構成を修正すると、悪い例は下記のように変わります。
簡潔で伝わりやすい内容になりました。
文章構成を変えてみて…
相手に想定通りのアクションをしていただけるようになりました。
意識しないと長文になってしまうので、いつか意識しなくても分かりやすいメール＆チャットを送れるようにしたいです。
今回は上司・同僚へ連絡する際の文章構成をお伝えしました。
- 何の連絡か（相談？伝達？）
- 結論（現状を伝える）
- 相手に求めるアクション（Yes/Noクエスチョン）
あなたもこの構成を利用して、受け手に必要な情報を伝えましょう！
それでも長文を書いてしまう場合は、物事を上手く整理できていない可能性があります。
以下の記事を参考に、伝えたいことが何かを絞るとよいでしょう。
分かりやすい文章作成について学びたい方は、以下の記事もご確認ください。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました！
