しろろ
こんにちは、しろろです。
管理職の方は組織運営で手間だと感じていることはありますか？
Teamsのチームメンバー更新や部下からの申請の承諾など、細かい仕事が山積みすよね。
他の業務で忙しいとこれらの作業を忘れ、グループメンバーに迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。
そこで、組織運営タスクを自動化することで、管理職の手間を省き、グループメンバーへ負担を軽減することを目指します。
今回は、マネジメント業務でのPower Automateの活用例をご紹介します。
Power Automateとは？
Power Automateは、Microsoftが提供するフロー自動化ツールです。Microsoftのソフトウェア(TeamsやSharePointなど)での作業を自動化できます。
このツールの強みは、PythonやVBA、C言語で挫折した人でも、簡単に自動化プログラムが作れる点です。
私はプログラミングが得意ではないですが、Power Automateは講義を受けずにネット知識だけで使えるようになりました。
Microsoftのアカウントがあれば、下記リンクよりPower Automateのプログラムを作成可能です。
Microsoft Power Automate | ホーム
Power Automateには、無料版と有料版があります。前者では機能に制限（スケジュール実行ができないなど）があるので、会社で使用する場合は有料版をオススメします。
無料版と有料版の違いは下記サイトをご確認ください。今回ご紹介するフローは有料版で作成可能です。
Power Automate Desktop｜無償版と有償（プレミアム）版の違い – 完全自動化研究所
Microsoft Power Automate – Process Automation プラットフォーム | Microsoft
次の章からPower Automateの活用例をご紹介します！
Power Automateの活用例
Teamsのチームメンバーの自動更新
着任者や異動者がいると、Teamsでのチームメンバーの追加や削除が必要になりますよね。
メンバー情報をまとめたExcelがあれば、Power Automateにより自動でTeamsのチームメンバーを更新できます。
メンバー情報を読み込み、Teamsメンバーと比較して着任者と異動者の有無を確認します。着任者がいればTeamsに追加、異動者がいればTeamsから削除します。
下記リンクの方法が参考になると思います。
Power AutomateにてTeams のチームメンバーをExcelデータをもとに整備する方法 – JBS Tech Blog
上記のプログラムではインスタント クラウド フロー（手動での実行）を選んでいますが、自動化したクラウド フロー（トリガー実行）かスケジュール済みクラウド フロー（スケジュール実行）をオススメします。
トリガー実行であればメンバー情報のExcelが更新されたタイミング、スケジュール実行であれば決まった時間（毎週月曜日の10時など）にプログラムを動かせます。
特定のメールが届いた時のTeamsでの通知
対応が必要なメールを見過ごしてしまうことはありませんか？
メールの件名で対応の可否を判断できれば、Power Automateで対応が必要なメールが届いたことをチャットでお知らせできます。
メールが届くとPower Automateのプログラムが動きます。メールの件名で、対応が必要なメールかを判断します。対応が必要な場合は、メールの内容などがチャットで送られます。
下記リンクを参考にすれば、上記フローを作成可能です。
重要なメールはTeamsで確実に通知！ミスを減らす最強の方法｜SHIFT Group 技術ブログ
簡略化した承認フロー
部下が出張を申請したり、消耗品を購入したりする時などに、管理職の承認が必要あるのではないでしょうか。
チャットやメールでのやり取りが発生するので、少し面倒ですよね。
Power Automateで簡便な承認フローを作成すれば、承認作業の手間を削減できます。
部下が申請を出すと、上司に申請を「承認」または「拒否」するよう通知が届きます。上司が「承認」をクリックすると、部下には申請が承諾されたと連絡されます。
チャットやメールでのやり取りがないので、上司・部下の負担が少なく効率的な承認フローです。
下記サイトに承認フローの作成方法が載っているので、ご参照ください。
PowerAutomate 承認フローの作り方･コツ･注意点 – unite365
Power Automateの開発で行き詰まった時は…
CopilotがあなたのPower Automate開発を助けてくれます！
Copilotとは、Microsoftが提供するチャットベースのAIアシスタントツールです。様々なMicrosoft 365アプリケーションと連携できるので、業務効率化に役立ちます。下記リンクより、アクセス可能です。
Microsoft Copilot: あなたの AI アシスタントです
Copilotを活用しながら、私はPower Automateでプログラムを作ります。開発していると、エラーが何度も出ることがあります。Copilotにエラー内容を伝え、対処方法を教えてもらいます。
下記記事によると、Power AutomateにCopilot機能が追加されたそうです。
【Copilot】「Power Automate×Copilot機能」の始め方と使い方【解説】 | ていじテック
その結果、Copilotに自動化したいフローを伝えると、自動でプログラムを作ってくれるそうです。
困ったときには、ぜひCopilotをご使用いただければと思います。
最後に
上記以外でも、Power Automateの活用例はたくさんあります。ネットなどで情報を収集していただき、ぜひご自身でいろいろと試行錯誤していただければと思います。
Power Automateをマネジメント業務で使用したいと思っていただけますと幸いです。
ブログの本題とズレるので、今回は詳しいプログラム作成法などの説明は省きました。いつかご紹介できればと思います。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
