組織の歯車こそ成長する！仕組み化とは？

2024年11月9日2024年12月14日

こんにちは！しろろです。

皆さんの所属する組織は、上手く運営できていますか？「上司から責任を押し付けられる。」、「部下が言うことを聞かない。」など、悩みの種をもつ方はいらっしゃると思います。

苦悩を取り除くには、「仕組み化」が有効です。今回は下記の本から、「仕組み化」のポイントを紹介します。

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仕組みを作り、組織の属人化を防ぐ

属人化とは、一部の社員しか特定の業務を把握していない状況です。

例えば、営業部門のマネージャーがいます。管理職の役割は、チームで売上目標を達成することです。

社内ルールで「飛び込み営業は禁止」です。しかし、このマネージャーが「社内ルールでは禁止だが、目標達成のため、飛び込み営業を許可します」と伝えます。

このような組織に背く行動が「属人化」の悪い例です。ここまで大きな例でなくても、小さなルールの逸脱はあると思います。

組織は放っておくと属人化します。それが人の本能だからです。防ぐためには仕組み化が必要になります。

人ではなく、仕組みを責める

社内でミスが起きると、管理職は「なぜミスをしたのか？」と担当者を責める場合があります。仕組み化を意識した上司なら、「どうしたら防げたのだろう？」と考えます。

同僚と「あの部長のせいだよね？」と愚痴を話しても意味がないです。早く昇進して、ルールを変えれば解決します。感情を先に出さず、仕組みを変えていく人になってほしいです。

明文化した決まりを作る

文章に残して、責任と権限を与えます。暗黙のルールは潰します。裏ルールは既得権益（組織などの特定の個人に利益を伴う権利）を認めることになります。これを許すと属人化に繋がります。

人は仕組みがあり、メリットがあると動きます。部署を横断してコミュニケーションを取るように指示しても、主体的な一部の人を除き、精神論で人は動かないです。「他部署の仕事を支援すればポイントが入る」のような決まりを設けるとよいです。積極的に働いてくれる方に甘える環境を壊しましょう。

組織の歯車になる

組織あっての個人です。アリは集団で活動します。「どこへ餌持っていけば、全員に行きわたり、繁栄できるのか」を考え、本能的に組織全体の利益を得ようとする。その目的に向かって、それぞれが役割を果たします。

群れの一部になりたくないと反発するか、群れに属して大きな利益を得るかは自由です。集団の歯車になることを受け入れた人から成長します。「かけがえのない存在でいたい」という気持ちと折り合いをつけると、属人化を防げます。

仕組み化は、同レベルの人と働く時も大事です。仕事を割振る仕組みが無かったため、困った経験があります。

親しい同期と2人で担当する業務がありました。中間管理職からは、「締め切りまでに仕事が終わるなら好きにしていい」と指示を受けました。

私たちは、仕事を割り振らず、「やれる方がやる」スタンスで働きました。相手の予定表を確認し、「相手が△△しそうだから、自分は◇◇をしよう。」と憶測で判断しました。

その結果、「私が想定外の仕事をすると、同期の機嫌が悪くなる」、「同期が他の仕事で忙しいと思い、私は仕事を溜め込み、残業する」日々を過ごしました。

この状況を中間管理職に相談し、毎週金曜日に業務調整をすることになりました。お互いの仕事が明確になり、現在はストレスなく仕事をしています。最初から変な気遣いをせず、話し合えば良かったです。

仲が良くても、暗黙のルールで働くと関係がこじれます。歯車として円滑に仕事をするため、明確なルールを決めます。

最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

引き続きよろしくお願いいたします。