- 会社の飲み会って、友達との飲み会と何が違うの？
- 幹事って、何をどう準備すればいいの？
- 飲み会のセッティングを成功させたい！
しろろ
こんにちは、しろろです。
「幹事を任されたけれど、正直何から始めていいか分からない…」
そんな戸惑いを感じた方も多いのではないでしょうか。
私も最初は、人数調整や会場の選定に頭を悩ませました。けれど、何度か経験するうちに、効率よく準備を進めるコツがつかめてきたんです。
本記事では、職場の飲み会をスムーズに進行させるための具体的な6つのステップを、未経験者にもわかりやすく紹介します。
「とにかく段取りに困る…」という方も、この記事を読めば迷わず動ける幹事力が身につきますよ！
「友人との飲み会」と「会社の飲み会」、何が違う？
大きな違いは「開催の目的」と「上下関係の有無」です。
| 飲み会の種類 | 開催の目的 | 上下関係の有無 |
|---|---|---|
| 友人との飲み会 | 気軽に楽しむ | 無 |
| 会社の飲み会 | 仕事が上手くいくように、親睦を深める | 有 |
そのため、友人との飲み会のように何でも自由に話せるわけではなく、周囲への気遣いも必要になってきます。
職場の飲み会を成功させる”6つのステップ”
それでは飲み会をセッティング方法を見ていきましょう！
ステップ1：開催の目的や形式を決める
飲み会の目的に合わせて、会場などをセッティングしていきましょう！
たとえば、新人さんの歓迎会を行う場合、「新入社員と先輩社員が活発に交流する」ことが最大の目的になります。
そのため、席移動をしやすかったり、貸し切りできたりするお店が望ましいと考えられます。
なんのための会を開くのかが明確になれば、何をすればよいのか自ずと決まります。
主賓に合わせた会を企画しましょう！
飲み会が苦手だったり、食べられないものがあったり、いろんな方がいますよね。
まずは主賓に好みなどを確認し、その情報を基に会を企画することが重要です。
開催目的に合わせたセッティング方法をテーブルにまとめたので、参考にしていただければと思います。
| 項目 | 新入社員の歓迎会 | 先輩社員の送別会 | 育休明けの先輩社員との交流会 | 他部署との交流会 |
|---|---|---|---|---|
| 開催目的 | 新入社員が職場に馴染めるようにする | 感謝を伝え、思い出を共有する | 復職後のサポート環境を作る | 日常業務の連携を強化する |
| 主賓 | 新入社員 | 退職する先輩社員 | 育休から復帰した社員 | 特定の主賓なし（全員対象） |
| 主賓の好みや参加者への配慮事項 | 主賓は焼き鳥が好き | 主賓は小規模で静かな環境を希望している | 主賓は時短勤務のため、夜は参加が難しい | 魚介アレルギーのメンバーがいる |
| 開催時間 | 終業後 | お昼休み | お昼休み | 終業後 |
| 開催形式 | 焼き鳥店・個室 | 社内会議室・送別メッセージ | 社食ランチ | 立食形式・貸し切り |
会社からの補助がもらえるかを確認しておきましょう！
企業によっては、社員の交流を促進するために、飲み会のお金を一部負担してくれる場合があります。
上司や総務部の方に確認すればわかると思います。
開催目的に合わせたお店などを探しつつ、次はみんなの参加可能日から開催日を決めていきます。
ステップ2：開催日程を調整する
主賓が参加可能な日程を確認後に、対象メンバーの参加可能日を確認しましょう！
日程調整は様々な方法で実施できますが、私はMicrosoft Formsでのアンケートをおすすめします。
Microsoft Formsを使えば、簡単に参加可能日やアレルギー情報を収集できます。
テンプレートを使って選択式の質問を作成し、結果はExcel形式で自動集計されるため、幹事の負担が大幅に減ります。
日程調整の注意点
①アンケート結果は幹事メンバーだけが確認できるようにしましょう。
開催日は参加者が多い日を選びたいところですが、以下の点も重要になってきます。
- 準主賓（上司）が参加できるか
- お店を予約できるか
- 主賓と関わりが深い方も参加できるか
上記の項目を考慮すると、単純に参加者が多い日を選べない場合もあります。
そのため、不平等感が出ないように、幹事だけ日程調整の結果を確認できる状態がベストかと思います。
②参加可能日だけでなく、「アレルギーや苦手なものに関する質問」や「不明点などの自由記述欄」を設けましょう。
食事に不安がある方や、参加したいけど気になることがある方がいらっしゃるかもしれません。
Formsでのアンケート例をご紹介します。
選択肢の質問を用意し、参加可能日を答えていただくとよいでしょう。
「参加可能日なし」の選択肢を入れることと、右下の複数回答を有効にすることをお忘れなく！
「アレルギーや苦手なものの有無」を確認する場合は、テキストの質問を追加し、右下で長い回答を有効化し、必須を無効化しましょう。
不明点等を確認する質問も同様に作成します。
しろろ
Microsoft Formsは非常に便利なので、ぜひ使いこなしてほしいです！
別の記事で詳しくご紹介できたらと思います。
ステップ3：お店の予約や贈り物の準備をする
お店を予約する
ステップ1・2の結果に合わせて、お店を最終決定します。
私の場合、以下の点を考慮してお店を選ぶことが多いです。
- 飲み放題付きコースの有無：一人当たりの値段が均一なので集金しやすい
- 貸し切りまたは個室で開催可否：「周囲がうるさくて聞こえない…」を防ぎ、みんなで盛り上がりやすくする
- 荷物置き場の広さ：荷物に場所を取られ、窮屈にならないようにする
店舗によっては、人数変更やキャンセルが「○日前まで無料」などのルールがあります。
トラブルを避けるためにも、予約時に「キャンセル規定」「支払い方法」「アレルギー対応の可否」は必ず確認しましょう。
事前に確認することで、いざ不参加の方が現れても冷静に対処できます！
贈り物を準備する
送別会の場合は、色紙や花束などを渡す場合が多いと思います。
色紙を送る場合は、オンライン寄せ書きyosettiが便利です。
URLを共有するだけでメッセージを集められますし、注文した色紙は印刷がキレイで贈り物にぴったりです。
平日の朝９時までに注文すれば当日発送してくれるので、場所にもよりますが2-3日後には受け取れます。
色紙を渡すタイミングに合わせて、メッセージの入力依頼をお願いしましょう。
引っ越し直前の方に花束を渡しても、処理に困ってしまいます。
相手に何が欲しいかを事前に確認しておくと、お互いにとってよいでしょう。
ステップ4：参加者にアナウンスする
参加者に飲み会の詳細をご連絡します。社内でOutlookを使用されている方は、会議としてメールを送ると更によいでしょう。
それにより、参加者の予定表上で飲み会の時間をブロックでき、他の予定が入りにくくなります。
メール本文の例を以下に示します。
件名：【4/25(金)18:00-20:00】〇〇部 新人社員歓迎会
各位
新人社員歓迎会に関するご連絡です。
先日は日程調整のアンケートにご協力いただき、ありがとうございました。
歓迎会の詳細が決まりましたので、下記よりご確認ください。
☆日時：4/25(金) 18:00-20:00
☆場所：焼き鳥 ◇◇ 屋
☆お店のサイト：https://tabelog.com/×××××（食べログのリンクなど）
☆料理：▽▽4,000円コース
☆参加費：3,000円（会社の補助により1,000円減額）
※新入社員の方は不要です。
☆集金方法：飲み会の開催前までに、現金またはPayPayで▼▼にお渡しください。
※PayPayでの送金をご希望の方は、以下のIDまでお願いいたします：
【PayPay ID：▼▼_1223】
4/23(水)まで人数変更を受け付けますので、参加できなくなった場合はすぐにご連絡いただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、幹事までお気軽にお申し付けください。
どうぞよろしくお願いいたします。
▼▼
ステップ5：飲み会を開催する
飲み会での仕事を、開催直前・開催中・開催直後に分けてご紹介します。
開催直前
一番にお店へ入り、店員さんに席の位置や荷物置き場などを確認しましょう。
お店には15-20分前に着いているとよいと思います。
幹事が複数名いる場合、お店の中を回す人と、参加者が迷わずにお店へ入れるよう外で待つ人に分かれるとうまく回せます。
開催中
上司に挨拶を頼んだり、新人社員に自己紹介をしてもらう機会を作ったりします。
どなたに話していただくか、あらかじめ相談しておくと進行がスムーズになりますよ。
飲み会では、上司の隣など空いている席がありますよね…。
そんな席を選んで座り、話に入りにくい人と周囲の人を繋ぎましょう。
結果として、みんなが楽しめる飲み会になると思います。
開催直後
お店に最後まで残り、忘れ物がないかを確認します。
問題がなければ、お店の方々にお礼を言って退席しましょう。
ステップ6：参加者へお礼メールを送る
開催翌日にお礼メールを送りましょう。
忙しい中、ご参加いただいた方に感謝を伝え、次回の企画に参加してもらいたい旨を伝えます。
また、参加費を支払っていない方に向けて、再アナウンスも実施しましょう。
メール本文の例をお示しします。
件名：新人社員歓迎会のお礼＆参加費のご案内
各位
先日はお忙しい中、新入社員歓迎会にご参加いただきありがとうございました。
皆さまのおかげで、和やかで楽しいひとときを過ごすことができました。
新入社員の方からも「話しかけてもらえて嬉しかった」と好評でした。
また、当日やむを得ずご参加いただけなかった方も、次の機会にぜひご一緒できれば嬉しいです！
※参加費がまだの方は、現金またはPayPayで▼▼にお支払いをお願いいたします。
PayPayでの送金をご希望の方は、以下のIDまでお願いいたします：
【PayPay ID：▼▼_1223】
今後ともよろしくお願いいたします。
▼▼
幹事の仕事を引き継ぐために
幹事は毎回同じ人が担当するとは限りません。
次に担当する人が困らないように、日程調整フォーム、連絡メールの文面、お店の候補リストなどをまとめておくととても親切です。
私の場合は、OneNoteに情報をまとめました。
内容の追記・修正がしやすく、リンクや画像も貼れるのでとても便利です。
共有も簡単なので、引き継ぎ用のメモとしておすすめです。
まとめ
今回は幹事業務の6ステップをご紹介しました。
ステップ1：開催の目的や形式を決める
ステップ2：開催日程を調整する
ステップ3：お店の予約や贈り物の準備をする
ステップ4：参加者にアナウンスする
ステップ5：飲み会を開催する
ステップ6：参加者へお礼メールを送る
幹事という役割は、ただの雑用係ではなく、チームに信頼と安心をもたらす“影の立役者”です。
本記事を参考に一歩ずつ準備を進めて、自信を持って当日を迎えてくださいね！
最後に
幹事の経験は、あなたの「信頼される力」を高める絶好のチャンスです。
この記事が役立ったと感じたら、職場の同僚にもぜひシェアしてみてくださいね！
飲み会では人とコミュニケーションをとる必要がありますが、そんな時に以下の記事が役立つので、ぜひご確認ください。
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今回も最後まで読んでくださり、ありがとうございます！
