- RPAやツールを使わず、手軽に業務効率化したい
- プログラミング不要で、すぐ始められる改善法を知りたい
- チームや自分のムダな仕事を“削る”だけで効率を上げたい
- コストをかけずに仕事のパフォーマンスを上げたい
しろろ
こんにちは、しろろです。
業務効率化と聞くと、RPAやSaaSなどのデジタルツール導入が必須だと思っていませんか？
実は、日々の作業の中で“無駄な手間を減らすだけ”でも、仕事のスピードや成果を大きく改善できます。
本記事では、私が実際に試して効果があった、ITツールに頼らない効率化の5つの具体策を紹介します。
ITツールを導入できない環境の方や忙しい人は必見です！
業務効率化の基本
業務効率化とは、仕事のやり方を改善し、3M（ムリ・ムダ・ムラ）を削減し、業務の生産性を向上させることです。
詳しい改善ステップは、こちらの記事で解説しています。
業務効率化の基本手法
業務効率化には、3つの手段があります。今回は「作業の削減」に焦点を当ててご紹介します。
| 戦略 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 作業の削減 | そもそも必要ない作業をやめる | 「報告メールを週1に減らす」 |
| 作業の変更 | 実行方法を見直す | 「Excel集計を関数で自動化」 |
| 作業の代替 | ツールで自動化・代行 | 「RPAツールでルーチンを処理」 |
仕事の削減で、業務効率化できるの？
まずはメリット・デメリットを整理しましょう！
作業を削減するメリット
この戦略には、3つのメリットがあります。
費用がかからない
新しいツールを導入する場合、ライセンス費用や研修コストが発生します。
しかし、作業自体を減らす方法なら、特別な投資は不要です。
ちょっとした手順の見直しで大きな効果が得られることもあります。
しろろ
Power Automateだと、年払いの最も安いプランで月相当2,248円かかります。1
使用できる機能を増やしたい場合は、月相当2万円以上を払う必要があります。
すぐに対応しやすい
ツール導入や研修が不要なので、今日からでも始められます。
たとえば、不要な会議や確認作業を省くだけでも、数時間単位で余裕が生まれます。
心理的ハードルが低い
作業を減らすための変更は、特別なスキルや外部サポートを必要としません。
チーム内で話し合い、了承を得れば、すぐに実行可能です。
作業を削減するデメリット
この戦略には、2つのデメリットがあります。
削減できない業務もある
残すべき業務や法的・規定上必要な作業もあるため、思ったほど効率化できない場合があります。
そんな場合は、作業を代替手段に置き換えるか、RPAや自動化ツールに任せる方法も検討しましょう。
周囲の理解が必要
人には現状維持バイアスがあるため、現状の方法を維持したいと思う傾向があります。
作業削減を提案しても、否定的な意見が出ることがあります。
そのため、メリットを具体的に示すことで、理解を得やすくなります。
作業を削減するための補足
作業削減をチームで実践する際は、ルール作りがカギになります。
- どの作業を減らすのか
- 誰が責任を持つのか
- 減らした作業の代替はどうするか
こうした点を明確にすることで、混乱や摩擦を防ぎつつ効率化を進められます。
参考として、ルール作りの具体例や成功事例をまとめた以下の記事もご確認ください。
作業を減らすだけで業務効率化できるの？
業務を減らすだけで、業務効率化できる場合もあります。
しかし、減らせない作業もあると思うので、「作業の変更・代替」を組み合わせることで更なる業務効率化に繋がります。
まずはハードルが低い工程を減らしてみましょう！
今日からできる！「作業の削減」の実例5選
私が効果があると感じた手法を５個ご紹介します。
実例1：定期のミーティングを無くしてみる
毎週1時間の定例会議で、本当に必要な話が終わった後も延々と話してしまうことはありませんか？
1回あたりは短時間でも、積み重なるとかなりの時間を消費してしまいます。少し工夫するだけで、その時間をより価値のある業務に充てられます。
以下のように対応すれば、定期の会議が無くても問題なく情報共有ができると思います。
＜会議が不要な場合＞
・Teams投稿やOneNoteページにまとめおき、メンバーが確認できるようにする
＜会議が必要な場合＞※メンバーとの相談が必要な時など
・必要な時間で会議を設定する
・アジェンダを用意し、各演題で時間の区切る
しろろ
「定期の会議を設定していても、演題がなければ会議をキャンセルする」という対応もおすすめです。
この場合は、会議室とメンバーの予定を押さえられているので、会議の準備が少なくて済みます。
会議の開催頻度で、どの方法がいいのかを考えるとよいでしょう。
定期の会議が無くなることで、業務にかけられる時間が増え、質の高い仕事をできるようになります。
実例2：メール・チャットを確認する頻度を減らす
メールやチャットの通知をつい開いてしまうことはありませんか？
研究によると、作業中に中断が入ると、元の集中状態に戻るまでに簡単な作業で8分、難しい作業では最大25分かかることもあります。2
しろろ
実験中に上司から電話がありました。
通話後に実験に戻る際、今までの作業確認からやり直さないといけないので、元の状態に戻るまで時間がかかりました。
そこで、通知をオフにする、対応時間をあらかじめ決めるなどの工夫で、中断を減らすことが生産性向上につながります。
＜メール・チャットの通知を見ない＞
・通知をOFF
・アプリを閉じる
＜メール・チャット対応の時間を決める＞
・Outlook上に予定としていれておくのもOK
※2~3時間おきに対応できれば、十分レスポンスは早いと思います
しろろ
大事な会議や実験中は、Teamsのステータス変更をよく使います。
作業に集中できるのでおすすめです！
実例3：タスク進捗の「報告回数」を削減する
進捗確認のやり取りが多すぎて、非効率だと感じることはありませんか？
「毎日報告していたけど、実際には大きな変化がない日が多い」などの場合、報告頻度を見直すだけで“報告そのもの”の手間を大きく削減できます。
以下のようなルールにより、進捗報告の頻度を減らすことで、あなたの時間を確保しましょう！
- 毎日 → 週1回 or 完了時のみに変更
- 一斉送信メール → 必要な人だけに共有
- チャットでの進捗報告 → 報告事項がない日は投稿しない
報告が義務になっていると、形式的な文面を作る手間がかかりがちです。
「何もなければ報告しない」というルールをチームで合意できれば、それだけで業務負荷がぐっと下がります。
しろろ
「作業の変更」であれば、タスク管理アプリ上で進捗状況を更新するという手もあります。
他の戦略も考慮しながら、最適な手段を選択していただければと思います。
実例4：紙資料の印刷・配布をゼロにする
「とりあえず印刷して配る」といった習慣的な作業はありませんか？
実は完全に削減できる余地があります。
会議資料や上司への報告資料など、すべてデジタルに切り替えれば、印刷・配布・保管の作業が丸ごと不要になります。
「作業の変更」にも近いですが、以下のような対応が効果的です。
- 資料はPDF化してTeamsや共有ドライブにアップ
- 上司への報告も、メールやチャットでPDF送付
- 手書きメモも、スマホの音声入力やデジタルノートに直接書く
「紙にメモ → PCに転記」のような二度手間作業も丸ごとカットできます。
「本当に紙が必要か？」を一度ゼロベースで見直してみるのがおすすめです。
紙の印刷・管理・転記といった“アナログ作業”をゼロにするだけで、1回あたり数分～数十分の作業削減に繋がります！
しろろ
資料を事前に共有しておけば、紙資料が欲しい人は自分で印刷されるので問題なかったです。
実例5：日報や報告書の提出をやめる
「毎日書いているけど、誰も読んでいない日報」など、形式的に続いているだけの報告がありませんか？
意味の薄い日報や報告書は、チームで相談して“やめる”ことが可能です。
- 毎日の提出→週1のミーティング共有に一本化
- 必要な人だけが情報を見られるチャットスレッドに移行
- 「読まれていない報告はやめる」というルールを合意
やめることで、記入・確認・返信の“全員分の時間”がカットされ、チーム全体の効率もUPします。
まとめ
今回は作業を減らすことで業務効率化する方法を5個ご紹介しました。
あなたの業務で取り入れられそうなものがあれば、ぜひ実践してほしいです！
- 実例1：定期のミーティングを無くしてみる
- 実例2：メール・チャットを確認する頻度を減らす
- 実例3：タスク進捗の「報告回数」を削減する
- 実例4：紙資料の印刷・配布をゼロにする
- 実例5：日報や報告書の提出をやめる
「毎日やっているけど、本当に意味ある？」と思う作業は、まず“誰のためにやっているのか”を見直すのが第一歩です。
やめても問題なかったら、それは立派な「業務効率化」につながっています！
Q&A｜よくある質問
削減すべき作業の見つけ方を知りたいです。
ご自身の業務で以下の３点を確認してみましょう！
・「この作業、本当に価値があるのか？」
・「誰のためにやっているのか？」
・「最後にこれを見直したのはいつか？」
結果として、削減したほうがよい作業が見えてくると思います。
最後に
この記事を読んで「この作業いらないかも？」と思ったら、まず1つだけ、明日からやめてみてください。
もし気づきや成果がありましたら、ぜひコメントやシェアをお願いします！
RPAツールを使った自動化に興味がある方は、以下の記事をご確認ください。
自動化以外のITツールにも関心がある方は以下の記事もおすすめです。
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今回も最後まで読んでくださり、ありがとうございます！
【記事作成に使用したウェブサイト】
- Microsoft公式サイト. “Power Automate の価格”. (参照 2025-08-13) ↩︎
- UC Berkeley公式サイト. “People & Culture The Impact of Interruptions”. (参照 2025-07-26). ↩︎
