【初心者向け】RPA導入による業務効率化3ステップ｜今日から“仕事の質”が変わる！

2025年7月18日

仕事を効率化する

この記事で解決できるお悩み

RPAの基礎や仕組みを知りたい！
RPAってどんなことができるの？
RPAでできないことって？
RPAを導入すべき条件とは？

しろろ

こんにちは、しろろです。

「毎日同じような作業に時間を取られて、もっと大事な仕事に集中できない…」
そんなお悩み、ありませんか？

私自身も以前は、手作業の定型業務に時間を奪われていました。

でも今では、RPAツールを活用することで、年間300時間以上の作業時間を削減し、仕事の質も大きく向上させました。

この記事では、RPAとは何かから始まり、ツールの種類や活用方法についてまとめています。

この記事を書いた人

しろろ

東京大学大学院を修了後、製薬業界で新薬研究に携わる会社員。チーム運営や業務効率化（年間300時間の作業削減）、人間関係の改善などに日々取り組んできました。自らの経験や読書、試行錯誤の中で得た学びをもとに、仕事・人間関係・思考整理に悩む20〜30代へ、ちょっと使える実践的ヒントを発信しています。

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目次 [ close ]

RPAとは？初心者向けにわかりやすく解説

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略語で、人間がパソコン上で行っている定型作業を、ソフトウェアロボットが自動で代行する仕組みです。

パソコンの中でロボットが働いていて、人の代わりにクリックや入力などの簡単な作業をしてくれるイメージです。

たとえば、以下のような繰り返し作業を、RPAは得意とします。

毎朝のファイル整理（例：ダウンロードしたデータをフォルダに自動で分類）
定型のメール作成と送信（例：報告メールをテンプレートで送る）
Excelマクロの実行とデータ保存（例：測定データを解析し、そのデータをフォルダに保存）
Teamsでのチャット送信（例：進捗報告のリマインドを自動投稿）

RPAを導入するメリット3選｜仕事の質が変わる！

この記事の読者

RPAって便利そうだけど、本当に効果があるの？

そう思っている方にこそ、ぜひ知ってほしいです。

RPAには、思わず「もっと早く導入すればよかった！」と感じるほどのメリットがあります。

単純作業から解放される

たとえば、毎朝の営業報告書のデータ集計、経費申請の入力、定例会議の議事録作成…

これら手作業の定型業務は、RPAならボタン一つで完了させられます。

浮いた時間で、提案書のブラッシュアップや、お客様とのコミュニケーションにもっと力を注げるようになります。

RPAツールの使用者

あの雑務にかかっていた30分が、顧客への提案資料の作成など、創造的な仕事に充てられるようになった。

そんな変化が、あなたにも訪れるはずです。

作業スピードが上がる場合がある

人間の作業には、「疲れ」や「気分の波」がつきものですが、ロボットには関係ありません。

・作業の順番を間違えることもなし
・操作ミスもなし
・同じスピードで、何十回でも淡々と処理

そのため、時間のかかる作業ほど、人よりも早くロボットは処理できるでしょう。

作業ミスを防げる

RPAは「指示されたとおりに動く」ことが前提。つまり、一度作ってしまえば、同じ作業を何度でも正確に再現できます。

「数字を1行ズラしてしまった…」

「メールの宛先を間違えた…」

そんなうっかりミスも、RPAがいれば防げます。

RPAに向いている業務｜まず見直すべき3条件

あなたの日常業務で、『これ、RPAに任せられないかな？』と思う作業はありませんか？

まずは、以下の3つのポイントに当てはまるか確認してみましょう。意外な業務が自動化できると気づくはずです。

作業ルールが明確である（定型業務）
- 手順が決まっていて、人の判断がほぼ不要
- 「いつも同じ操作をしている」業務はRPAに最適
繰り返し頻度が高い（定期的な業務）
- 毎日・毎週など、定期的に発生する
- ボリュームが多ければ、効果はより大きい
パソコン内で完結する（システム上の操作）
- Excel、メール、ブラウザなどPC操作のみで成り立つ
- 紙・対面・電話など“人手を介する業務”は向いていない

逆に上記に当てはまらない作業は、RPAに向いていないので別の手段での効率化を考えましょう！

実践のヒント

人による作業を含む場合は、ツールに置き換えられないか考えてみましょう！

たとえば、RPAで実験データをまとめた後に、マクロなどのプログラムで想定通りのデータが得られているかチェックをします。

問題があれば自身に通知がいく設定にすれば、トラブルをすぐに解消できます。

RPA導入の注意点と、見落としがちな落とし穴

もちろん、RPAは万能ではありません。導入前に「ここはちょっと考えておきたい」というポイントもあります。

開発に時間がかかることがある

「やってみたけど、結局挫折した…」という声の多くは、自動化フローの設計に時間がかかったケースです。

特に、複雑な業務プロセスや例外処理が多い業務だと、「思っていたより難しい…」と感じるかもしれません。

とはいえ、心配はいりません。RPA導入の成功の鍵は、『スモールスタート』。

まずは『決まったExcelファイルを開いて保存するだけ』のような、シンプルで効果を実感しやすい作業から試してみましょう。

小さな成功体験が、次の自動化への自信に繋がります。

ライセンス費用など、コストが発生する場合も

RPAツールは無料トライアルもありますが、本格的に業務に使うとなると、有料プランに移行する必要があります。

UiPathなどは使い方次第でコスト以上の価値を生むツールですが、「費用対効果」の視点は忘れず考慮しましょう。

イレギュラーへの対応が難しい

ロボットは想定されたルールの中でしか動けません。

想定外のファイル形式が来たり、ネットワークが一時切れたりすると、止まってしまうこともあります。

そのため、「止まったときに自動で通知を送る」「手動で再起動できるようにしておく」など、フォロー体制を事前に整えるのがポイントです。

しろろ

RPAは完璧だと思われている方が多いかと思いますが、

苦手な作業があることを理解してもらえたら嬉しいです。

【RPAで「真の効率化」を実現する】3つの思考ステップ

「真の効率化」のためにRPAを導入するためには、以下の3ステップが重要になるので抑えましょう！

1. RPA導入の目的を明確にする：「何を達成したいか」から逆算する

まずは自身が成し遂げたいことを明確にします。

RPAツールはあくまで手段の一つであり、業務の自動化により、仕事を効率化させるものです。

しかし、「RPAを導入したい」という手段が目的になってしまう場合がよくあります。

しろろ

私自身、「RPAをたくさん使わないと」と思い、RPAを活用できそうな業務を探していました。

以下の記事でもご紹介しましたが、まずはRPAの使用にこだわらず、成し遂げたいことを明確にしてから手段を考えましょう！

失敗しない！業務効率化の5ステップ｜RPAだけに頼らない方法とは？

RPAやツール導入だけではうまくいかない？年間300時間の削減を実現した筆者が、業務効率化を成功させる5つのステップを解説。

2025年7月15日 2025年7月18日

2. 目的に合ったRPAツールを選ぶ：比較検討のポイント

ステップ1でRPAを使うことを決めた場合、各ツールのメリット・デメリットを認識し、最適なものを選択する必要があります。

ツール	特徴	✅ メリット	⚠️ デメリット
UiPath	・直感的なドラッグ＆ドロップ型エディタ・AIと組み合わせられる¹ ・クラウド・オンプレ対応²	・使いやすいUI ・UiPath専用のコミュニティがある³	・大規模な導入では、高額なライセンス費用がかかる
Automation Anywhere	・クラウドネイティブ（クラウド環境を前提に設計されたソフトウェア）⁴ ・AI活用⁵	・無料のコミュニティエディションがある⁶ ・導入がスピーディ・AI対応で高度な自動化可能⁵	・一部高度機能の活用には学習が必要・大規模環境ではパフォーマンス課題
Blue Prism	・セキュリティ重視・監査対応に強い・AI活用⁸	・ガバナンス機能とセキュリティ設計が優れている⁹	・比較的、開発の難易度が高いので、学習コストがかかる
Microsoft Power Automate	・ローコードで業務プロセスの自動化・低価格で始めやすい・AI (Copilot)と連携	・Office365連携に強い・コストが手ごろ	・Microsoft以外の連携は難しい
Pega	・ローコードのBPMS(ビジネスプロセス・マネジメントシステム) ・AI活用¹⁰	・プロセス全体の最適化に強い・高度なAI／意思決定機能	・価格が高い・学習が必要
WorkFusion	・金融機関向けに特化・AI活用¹¹	・無料版あり¹²	・メモリの消費量が激しい・英語版のみ・特定業界に偏る